Création et implémentation d'une stratégie d'automatisation
Dans l’univers du BIM (Building Information Modeling), l’automatisation n’est plus une option : c’est une nécessité pour toute entreprise qui veut rester compétitive. Revit et Dynamo, couplés à des plateformes comme Orkestra, permettent de réduire drastiquement les tâches répétitives, d’optimiser la production et d’augmenter la qualité des livrables.
Mais encore faut-il savoir comment construire une stratégie solide pour éviter les pièges classiques : développement inutile, adoption ratée, ou simple gadget qui ne s’intègre jamais dans le flux de travail.
Ce guide complet, inspiré de l’expertise de Mostafa El Ayoubi El Idrissi (architecte-ingénieur, fondateur de Data Shapes et Orkestra), décortique les étapes et outils pour bâtir et piloter une stratégie d’automatisation efficace.
Qu’est-ce que l’automatisation ?
Selon la définition d’IBM, l’automatisation est l’application de technologies, programmes, robots ou processus pour la réalisation de tâches avec un minimum d’actions humaines.
Comment élaborer une stratégie d’automatisation ?
L’élaboration d’une stratégie d’automatisation se passe en 3 étapes :
- L’identification des opportunités d’automatisations
- L’évaluation de ces opportunités
- L’étude des options
1. L’identification des opportunités d’automatisations
Pour identifier les opportunités d’automatisations, il est nécessaire d’être à l’écoute des équipes de production. Pour cela, il faut organiser régulièrement des moments d’échanges avec les utilisateurs des logiciels et des retours d’expériences à chaque fin de phase des projets. Ces échanges permettent d’identifier les taches complexes, répétitives et chronophages susceptibles d’être automatisées.
2. L’évaluation des opportunités
Pour évaluer les opportunités d’automatisation, il faut se poser plusieurs questions :
- N’y a-t-il pas un sujet sous-jacent : qualité de la modélisation ? méconnaissances de fonctionnalités natives des outils de production ?
- La problématique peut elle vraiment être réglée par des outils ?
- L’automatisation de cette tâche risque-t-elle d’avoir un impact négatif ? comme une perte d’attention sur des sujets clés
- L’effort pour l’automatisation est-il en adéquation avec le travail que représente la tâche ?
Bien souvent, les bonnes pratiques et une meilleure connaissance des outils de modélisation suffisent à régler le problème. Dans ce cas, la mise en place de formation est la solution la plus adaptée.
Quelques exemples :
La mise à jour de paramètres sur une centaine de feuilles peut être réglée sans automatisation. Une nomenclature paramétrée pour regrouper les feuilles permet de les renseigner toutes en une seule manipulation.
La mise en adéquation entre les surfaces des étiquettes des pièces et les nomenclatures de surfaces peut être réalisée grâce à des formules permettant de définir le même nombre de décimales et les mêmes arrondis dans les deux éléments.
Les demandes gérables avec : les outils de base, les nomenclatures, les objets BIM, les étiquettes, le respect des bonnes pratiques etc. ne nécessitent pas d’automatisations.
Les taches ayant le plus d’intérêt à être automatisées sont les taches très répétitives, les taches très complexes et les taches qui sont les deux :
3. L’étude des options
Pour chaque tâche à automatiser identifiée, il s’agit d’analyser les différentes options à disposition :
- La mise en place d’un processus / d’un flux de travail peut elle suffire à régler la problématique ?
- Y a-t-il une solution disponible sur le marché ?
- Si la réponse est non aux deux premières questions, il s’agit d’évaluer s’il faut développer une solution sur mesure. Ai-je les ressources disponibles ? le temps de développement est-il inférieur aux gains de temps que le développement va générer ?
Mostafa préconise de mettre en place une matrice qui regroupe tous les développements envisagés avec une évaluation de l’intérêt, de la criticité, de l’effort de développement, de l’effort de maintenance etc. Le total des notations permet de définir une priorisation des différents développements.
Comment implémenter efficacement la stratégie ?
Les trois premières phases (identification, évaluation, études des options) relèvent de la stratégie. Une fois que les outils sont développés, il s’agit d’organiser leur implémentation. Mostafa souligne l’attention particulière que nécessite le déploiement et le pilotage de l’adoption. Sans ces deux étapes, on risque de réduire à néant les efforts fournis pour le développement des outils.
Le déploiement
Mostafa donne plusieurs clés pour un déploiement réussi, tout d’abord s’assurer que tout le monde ait connaissance de l’outil, qu’il est mis à disposition de tous et enfin qu’il fonctionne correctement.
Pour les plugin Revit, il recommande des outils tels que NinjaOne et PDQ qui permettent de mettre à disposition des collaborateurs tous les plugins et de maitriser leur environnement de travail.
Pour les scrips d’automatisation et Dynamo, il recommande Orkestra qui permet de mettre à disposition les packages nécessaires au bon fonctionnement des outils et de gérer le suivi des modifications des scripts.
Le pilotage de l’adoption
Pour que l’adoption des outils se passe dans les meilleures conditions, il est nécessaire :
- d’assurer un suivi de l’utilisation des outils
- de produire une documentation détaillée pour encourager à l’utilisation et gérer la problématique du turn over
- de communiquer
Le suivi de l’utilisation
Le suivi est important pour : identifier les outils les plus utilisés, repérer les “Power Users”, les outils les moins utilisés qui nécessite des besoins en communication.
Le suivi permet également de voir comment les outils performent, il permet de savoir quels outils nécessitent des améliorations et quels outils nécessitent de la formation.
Les outils bimbeats et Orkestra permettent de récolter toutes ces datas importantes.
La documentation
La constitution et le maintien d’une base de connaissances concernant les outils développés est capitale pour l’encouragement à l’utilisation et la gestion du turn-over.
La communication
Enfin, la communication est un facteur très important. Mostafa recommande une communication par emails avec des mini démos, des réunions hebdomadaires d’un quart d’heure, il s’agit d’être créatif pour susciter l’intérêt de tous.
En conclusion, l’automatisation nécessite une stratégie avec différentes étapes, lorsqu’une boucle est terminée, on doit identifier d’autres opportunité et rentrer dans un cercle vertueux avec plusieurs itérations.
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